POLITIKA VARSTVA PODATKOV

Datum začetka veljavnosti: Maj 2018

Samsung Electronics Austria GmbH, podružnica v Ljubljani in naše podružnice (v nadaljevanju besedila: »Samsung«, »mi«, »nas«, »naše«) se zavedamo, koliko je zasebnost pomembna našemu osebju, dobaviteljem, kupcem in drugim odjemalcem, zato se trudimo zagotoviti jasnost glede tega, kako zbiramo, uporabljamo, razkrivamo, prenašamo in hranimo osebne podatke.

Spodaj so navedena bistvena vprašanja, ki so zajeta z našo Politiko varstva podatkov. Za podrobnejše informacije prosimo, da kliknete na naslove spodaj.

1. Delovno področje in namen
2. Odgovornost za usklajenost
3. Naše obveznosti
4. Definicije
5. GDPR načela
6. Posebne kategorije osebnih podatkov
7. Deljenje osebnih podatkov (vključujoč transferje izven EEP)
8. Profiliranje in samodejno sklepanje
9. Direktni marketing
10. Hramba evidence
11. Posamezne pravice subjektov, na katere se nanašajo podatki
12. Postopek v primeru kršitve varnosti podatkov
13. Pooblastila za dostop do podatkov
14. Koristni podatki za kontakt

1. Delovno področje in namen

Ta politika določa pravila varstva podatkov ter pravnih pogojev, ki morajo biti izpolnjeni, ko gre za pridobivanje, ravnanje, obdelav, shranjevanje, prenos in uničenje osebnih podatkov.

Vrste informacij, s katerimi bomo ravnali, zajemajo podrobnosti o trenutnih, predhodnih in morebitnih zaposlencih, dobaviteljih, kupcih in drugih osebah, s katerimi komuniciramo. Podatki, ki se hranijo na papirju ali računalniku, so podvrženi določenim ukrepom pravnega varstva, ki so navedeni v Splošni uredbi o varstvu podatkov (General Data Protection Regulation – »GDPR«) in veljavnem(-ih) zakonu(-ih) o varstvu podatkov, ki predvideva(-jo) omejitve v zvezi z načinom, na katerega lahko uporabljamo te podatke.

Vzdrževanje najvišjih standardov pri našem ravnanju z osebnimi podatki je kolektivna in osebna odgovornost, ta politika pa se uporablja za to, kako pridobivamo, uporabljamo, hranimo in na druge načine obdelujemo osebne podatke, ki jih uporabljamo v okviru svojega poslovanja. Zajema prikaz bistvenih obveznosti v zvezi s podatki, ki se uporabljajo za nas kot organizacijo in tudi obveznosti, ki se od vas pričakujejo v zvezi z usklajevanjem.

Ta politika varstva podatkov se uporablja za vsakega zaposlenega podjetja Samsung in za drugo osebje, ki podjetju Samsung nudi storitve (vključno, vendar ne omejujoč se na izvajalce in agencijsko osebje) (skupno ime v nadaljevanju besedila: »osebje«). Od celotnega osebja se zahteva, da poskrbi za razumevanje te politike in jo spoštuje glede katerih koli osebnih podatkov, do katerih dostopajo pri opravljanju svojega dela.

Od osebja se bo prav tako zahtevalo opravljeno usposabljanje v zvezi s to in povezanimi politikami, kot to zahteva Samsung.

Ta politika ni del pogodbe o zaposlitvi ali storitvi katere koli osebe in je lahko spremenjena kadar koli. Vsaka kršitev te politike bo resno obravnavana in lahko povzroči disciplinski postopek, kar lahko pripelje do odpovedi pogodbe o zaposlitvi.

2. Odgovornost za usklajenost

Odgovornost za nadzor usklajenosti varstva podatkov, vključno s spoštovanjem te politike, je na našem uslužbencu za varstvo podatkov, njegove kontaktne podatke pa najdete na koncu te politike.

Posamezni menedžerji za poslovanje so odgovorni za usklajenost varstva podatkov v okviru svojih timov.
V primeru, da menite, da politika ni bila upoštevana, ko gre za Vaše ali osebne podatke drugih oseb, morate to vprašanje rešiti s svojim neposrednim vodjo ali z oddelkom za človeške vire ali pravne zadeve.

3. Naše obveznosti

GDPR predvideva kazni z visokimi zneski za organizacije, ki kršijo določila te uredbe. Odvisno od vrste kršitve so organizacijam lahko izrečene kazni v višini, ki je večja od 20 milijonov EUR ali 4 % skupnega letnega prometa na globalni ravni v prejšnjem finančnem letu. Te kazni z visokimi zneski povečujejo izpostavljenost tveganjem v zvezi z usklajenostjo varstva podatkov.

Ob tem novo načelo odgovornosti pomeni, da je za nas bolj pomembno kot kadar koli prej, da lahko demonstriramo in evidentiramo usklajenost z vodenjem ustrezne evidence, procedurami in sistemi (glejte oddelek »Hramba evidence« pod 10. točko v nadaljevanju).

4. Definicije

Definicije v nadaljevanju so vam lahko v pomoč pri branju te politike:

Podatki o kazenski evidenci so informacije v zvezi s kaznivimi dejanji in sodbami zoper posamezno osebo.

Kontrolorji podatkov so osebe ali organizacije, ki določajo namen in način obdelave osebnih podatkov. Oni so odgovorni za vzpostavljanje praks in politik v skladu z GDPR. Mi smo kontrolor vseh osebnih podatkov, ki se uporabljajo v našem poslovanju. Naši dobavitelji, svetovalci in izvajalci so prav tako lahko kontrolorji podatkov.

Izraz Subjekti podatkov za potrebe te politike zajema vse žive posameznike, katerih osebne podatke hranimo, kar vključuje trenutne, prejšnje in morebitne kupce, dobavitelje, agente, investitorje in naše osebje. Subjekt podatkov ne more biti državljan ali rezident Slovenije. Vsi subjekti podatkov imajo določene zakonske pravice v zvezi z njihovimi osebnimi podatki.

Izraz osebni podatki zajema podatke, ki se nanašajo na živo osebo, ki se lahko identificira na podlagi teh podatkov (ali na podlagi teh podatkov in drugih informacij, ki jih imamo). Osebni podatki so lahko v obliki dejstva (kot so ime, naslov ali datum rojstva) ali v obliki mnenja (kot je ocena učinka). Definicija »osebnih podatkov«, ki se uporablja v GDPR in v veljavnem zakonu o varstvu podatkov je zelo široka in dovoljuje označevanje širokega obsega osebnih identifikatorjev kot osebnih podatkov. To zajema ime, identifikacijsko številko in podatke o lokaciji.
Obdelava je katera koli aktivnost, ki zajema uporabo osebnih podatkov. Vključuje pridobivanje, uporabo, opazovanje, beleženje ali hrambo podatkov, ali izvajanje katerega koli dejanja ali skupine dejanj, vključno z organizacijo, spreminjanjem, vračilom, uporabo, razkrivanjem, brisanjem ali uničenjem podatkov. Obdelava prav tako zajema prenos osebnih podatkov tretjim osebam.

Podatki posebne kategorije (prej znani kot občutljivi osebni podatki) zajemajo informacije o rasnem ali etničnem poreklu osebe, njenih političnih prepričanjih, verskih ali podobnih prepričanjih, sindikalnem članstvu, fizičnemu ali mentalnemu zdravju ali stanju ali spolnem življenju, ter genetske in biometrične podatke, ko se le-ti uporabljajo za identifikacijo posameznikov.

5. GDPR načela

Katera koli oseba, ki obdeluje osebne podatke, mora ravnati v skladu z uporabnimi načeli dobre prakse, ki so določena v GDPR in ki jih Samsung mora spoštovati.

• Osebne podatke bomo obdelovali v skladu z zakonom, pošteno in transparentno (glejte oddelek »zakonitost, poštenje in transparentnost«).
• Osebne podatke bomo zbirali za označene, eksplicitne in legitimne namene; le-teh ne bomo obdelovali na način, ki bi bil v nasprotju s temi nameni (glejte oddelek »Omejitev namena in minimizacija podatkov«).
• Obdelovali bomo osebne podatke, ki so ustrezni, relevantni in omejeni na tisto, kar je nujno v zvezi z nameni obdelave (glejte oddelek »Omejitev namena in minimizacija podatkov«).
• Zagotovili bomo, da so osebni podatki pravilni in, kjer je to nujno, posodobljeni; kjer podatki niso pravilni, bomo nemudoma storili vse, kar je potrebno, za njihov izbris ali spremembo, upoštevajoč namene, za katere se podatki obdelujejo (glejte oddelek »Pravilnost«).
• Vzdržali se bomo hrambe osebnih podatkov v obliki, ki dovoljuje identifikacijo posameznika, na katerega se nanaša, dlje, kot je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (glejte oddelek »Omejitev hrambe«).
• Uporabili bomo ustrezne tehnične ali organizacijske ukrepe z namenom zagotavljanja varnosti osebnih podatkov, kar bo zajemalo njihovo zaščito pred nepooblaščeno ali nezakonito uporabo ali pred naključno izgubo, uničenjem ali poškodbo (glejte poglavje »Integriteta in zaupnost«).

Sledijo dodatni podatki o vsakem izmed teh načel.

5.1. Zakonitost, poštenje in transparentnost

Veljavni zakon(i) o varstvu podatkov ima(jo) za cilj ne preprečevanje obdelave osebnih podatkov, temveč zagotavljanje, da se to izvaja pošteno in brez škodljivega vpliva na pravice subjektov podatkov.

Eden izmed zakonskih pogojev za obdelavo mora biti izpolnjen, da bi se osebni podatki obdelovali v skladu z zakonom. Ti pogoji vključujejo naslednje: subjekt podatkov mora eksplicitno in prostovoljno sprejeti obdelavo; obdelava se zahteva v skladu z zakonom, obdelava je nujna zaradi izvajanja pogodbe, ki jo imamo sklenjeno s subjektom podatkov; ali je obdelava nujna zaradi legitimnih interesov podjetja Samsung ali oseb, ki se jim razkrivajo podatki (razen če so od teh interesov močnejši interesi ali temeljne pravice ali svoboščine posameznika). Preden začnemo z obdelavo osebnih podatkov (na primer, preden zberemo osebne podatke od posameznika/ce), obravnavamo svoje podatke za zbiranje podatkov ter vprašanje, zakaj potrebujemo te podatke. Prav tako identificiramo tudi pravno podlago, ki nam omogoča pridobivanje in obdelavo teh podatkov na zakonit način.

Subjektu podatkov morajo v skladu z zakonom biti predstavljene določene informacije, vključujoč (brez omejevanja na) kdo je kontrolor podatkov (v tem primeru smo to mi, Samsung Electronics Austria GmbH, podružnica v Ljubljani, Letališka cesta 29a, Ljubljana, Slovenija), namen(i), za katerega(-e) se podatki obdelujejo, zakonska podlaga za obdelavo podatkov, identitete vsake osebe, ki se ji lahko razkrijejo ali prenesejo podatki, ter pravice subjektov podatkov v zvezi z njegovimi osebnimi podatki. Te informacije se lahko posredujejo v ustreznih obvestilih o zasebnosti ali obvestilih o pošteni obdelavi podatkov.

Osebne podatke lahko obdelujete le v skladu s smernicami Podjetja in navodili Uslužbenca za varstvo podatkov. Prav tako se morate uskladiti z vsemi navodili in smernicami, ki se Vam posredujejo v zvezi z dajanjem obvestil o zasebnosti podatkov, vključno v zvezi s časovnimi roki, v katerih se podatki morajo posredovati.

5.2. Omejitev namena in minimizacija podatkov

Osebni podatki se lahko obdelujejo le za specifične namene, o katerih je subjekt podatkov obveščen pri prvem zajemu podatkov, ali za katere koli druge namene, ki so izrecno dovoljeni z veljavnim zakonom(-i) o varstvu podatkov. To pomeni, da se osebni podatki ne morejo zbirati za en namen, potem pa uporabiti za drugi. V primeru potrebe za spremembo namena, za katerega se obdelujejo podatki, bo subjekt podatkov obveščen o novem namenu pred kakršno koli obdelavo.

Kateri koli podatki, ki niso nujni za namen(-e), za katerega je podano obvestilo subjektu podatkov, naj se predvsem sploh ne bi zbirali. Ne smete pridobivati katerih koli osebnih informacij od posameznika/ce, razen tistih, ki jih potrebujete v zvezi s svojim delom.

5.3. Pravilnost

Osebni podatki morajo biti pravilni in posodobljeni. Informacije, ki so napačne, so nepravilne, zato je potrebno sprejeti ukrepe z namenom preverjanja pravilnosti katerih koli osebnih podatkov na kraju zbiranja le-teh, pozneje pa to početi redno v določenih časovnih intervalih. Nepravilni ali zastarani podatki morajo biti uničeni. Ko spoznate, da so osebni podatki, ki jih obdelujemo, nepravilni, morate obvestiti svojega vodjo/osebo za kontakt za obdelavo podatkov, in sprejeti ustrezne ukrepe za uničene ali spremembo le-teh, pri tem pa paziti na zahteve naše politike hrambe podatkov, kjer je to potrebno.

5.4. Omejitev hrambe

Osebne podatke je potrebno hraniti v obliki, ki ne dopušča identifikacije subjektov podatkov dlje, kot je to potrebno za namene, za katere se zbirajo podatki. To pomeni, da je podatke potrebno uničiti ali izbrisati iz naših sistemov, ko jih več ne potrebujete, ali je osebne podatke potrebno urediti.

Po poteku obdobja hrambe, razen če obstaja dober poslovni razlog za hrambo tudi po poteku tega obdobja (na primer, v primeru, da je subjekt podatkov sprožil pravdo zoper nas, shranjeni osebni podatki pa so bistveni za takšno pravdo), bodo zapisi, ki vsebujejo osebne podatke, odstranjeni na varen način in učinkovito uničeni.

Od Vas se zahteva spoštovanje zahtev naše politike hrambe dokumentov in sprejemanje vseh utemeljenih ukrepov za uničenje ali izbris iz naših sistemov vseh osebnih podatkov, ki jih več ne potrebujete v skladu z našimi politikami hrambe podatkov, o katerih Vas bo občasno obveščal Vaš vodja/oseba za kontakt v zvezi z varstvom podatkov.

5.5. Integriteta in zaupnost

Zagotoviti moramo sprejetje ustreznih varnostnih ukrepov za zaščito pred nezakonito ali nepooblaščeno obdelavo podatkov ter pred naključno izgubo ali poškodbo osebnih podatkov. Subjekti podatkov lahko preko sodišč zahtevajo nadomestilo škode v primeru, da jim je povzročena določena škoda zaradi takšne izgube.

Vzdrževanje varnosti podatkov pomeni zagotavljanje zaupnosti, integritete in dostopnosti osebnih podatkov, v skladu z naslednjimi definicijami:

a) Zaupnost pomeni, da do podatkov lahko dostopajo le osebe, ki so pooblaščene za uporabo podatkov.
b) Integriteta pomeni, da morajo biti osebni podatki pravilni in ustrezni za namen, za katerega se obdelujejo, ter zanesljivi med trajanjem njihove življenjske dobe (oz. nepooblaščene osebe jih ne morejo spreminjati).
c) Dostopnost pomeni, da pooblaščeni uporabniki lahko dostopajo do podatkov le v primeru, da le-te potrebujejo za dovoljene namene. Zato je osebne podatke potrebno hraniti v našem centralnem računalniškem sistemu namesto na posameznih osebnih računalnikih.

Varnostne procedure zajemajo:

a) Kontrole vstopa. Potrebno je sporočiti vstop vsake tuje osebe, ki se opazi v področjih s kontrolo vstopa.
b) Zagotavljanje miz in omaric z zaklepanjem. Mize in omarice naj bodo zaklenjene v primeru, da v le-teh hranite kakršne koli zaupne podatke. (Osebne informacije se vedno štejejo za zaupne.)
c) Metode za uničenje Papirne dokumente je potrebno razrezati. Diskete in zgoščenke je potrebno fizično uničiti, ko jih več ne potrebujete.
d) Oprema Osebje podjetja Samsung mora zagotoviti, da se na posameznih zaslonih mimoidočim ne prikazujejo zaupni podatki ter da se odjavijo iz svojega osebnega računalnika, ko je le-ta puščen brez nadzora.

Spremljati morate vse procedure in tehnologije, ki jih uporabljamo z namenom vzdrževanja varnosti vseh osebnih podatkov od kraja zbiranja do kraja uničenja. V praksi to pomeni, da morate:

a) Dostopati le do osebnih podatkov, za katere imate dovoljenje za dostop in le za tiste namene, za katere ste pooblaščeni.
b) Ne dovolite kateri koli drugi osebi (vključno z drugim osebjem podjetja Samsung) dostopa do osebnih podatkov, razen če veste, da ima ta oseba ustrezna dovoljenja.
c) Zagotavljati varnost osebnih podatkov (na primer, z namenom uskladitve s pravili dostopa v prostore), dostopa do računalnika, zaščite gesla, kodiranja in zaščite hrambe in uničenja datotek ter drugih previdnostnih ukrepov, ki so navedeni v politiki varnosti informacij podjetja Samsung.
d) Ne odstranjevati osebnih podatkov (vključno z osebnimi podatki v datotekah) ali naprav, ki vsebujejo osebne podatke (ali ki se lahko uporabljajo za dostop do takšnih podatkov) iz prostorov podjetja Samsung, razen če se uporabijo ustrezni varnostni ukrepi (kot je psevdonimizacija, kodiranje ali zaščita gesel) z namenom varstva informacij in naprav.
e) Ne hraniti osebnih podatkov na lokalnih trdih diskih ali na osebnih napravah, ki se uporabljajo za delo, in postopati v skladu z BYOD (prinesi lastno napravo) politiko podjetja Samsung.

6. Posebne kategorije osebnih podatkov

Občasno je potrebno obdelati posebne kategorije osebnih podatkov.

Posebne kategorije osebnih podatkov obdelujemo le tedaj, ko imamo zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov (glejte oddelek 5 te politike) in ko obstaja eden izmed posebnih pogojev za obdelavo podatkov posebne kategorije. Ti posebni pogoji zajemajo, niso pa omejeni na naslednje primere:

a) Subjekt podatkov je podal izrecno soglasje.
b) Obdelava je nujna za potrebe uveljavljanja pravic ali obveznosti podjetja Samsung ali subjekta podatkov v skladu z zakonom o delovnih razmerjih.
c) Obdelava je nujna zaradi zaščite vitalnih interesov subjekta podatkov, slednji pa fizično ne more podati soglasja.
d) Obdelava se nanaša na osebne podatke, ki jih je subjekt podatkov razkril.
e) Obdelava je nujna zaradi vzpostavljanja, uveljavljanja ali zagovora zakonitih zahtevkov.
f) Obdelava je nujna zaradi bistvenega javnega interesa.
g) Obdelava je nujna zaradi ocene delovne sposobnosti zaposlenega.

Pred obdelavo katerih koli posebnih kategorij osebnih podatkov, kjer obdelava že ni zajeta z obstoječo politiko ali pisno utemeljitvijo, morate obvestiti svojega Vodjo in/ali uslužbenca za obdelavo podatkov o predlagani obdelavi, da bi se lahko opravila ocena, ali je obdelava skladna z zahtevami oddelka 5 te politike, ali je uporabljen poseben pogoj, naveden zgoraj, ter ali je treba upoštevati katere koli relevantne kriterije. Posebne kategorije osebnih podatkov ne bodo obdelane, dokler:

a) Se ne izvede zgoraj omenjena ocena; in
b) Oseba, na katero se nanašajo osebni podatki, ni na ustrezen način obveščena (z obvestilom o zasebnosti ali na drugi način) o naravi obdelave, namenih, za katere se obdelujejo, ter o pravni podlagi).

7. Deljenje osebnih podatkov (vključujoč transferje izven EEP)

Osebne podatke lahko prenesete le tistim tretjim ponudnikom storitev, ki sprejemajo obveznost spoštovanja zahtevanih politik in procedur ter katerih koli relevantnih pogodbenih določil, ki jih zahtevamo, in ki se strinjajo s sprejetjem ustreznih ukrepov, v skladu z zahtevami.

Osebne podatke lahko delite z drugim članom naše skupine (kar zajema tudi naše podružnice ter naša končno holding podjetja, skupaj z njegovimi podružnicami) v primeru, da ima prejemnik potrebo po informacijah, zaradi razloga, ki je povezan z delom in v primeru, da je prenos v skladu z veljavnimi omejitvami čezmejnega prenosa podatkov (glejte spodaj).

Zakoni, ki se nanašajo na varstvo podatkov, omejujejo prenos državam izven Evropskega ekonomskega prostora (v nadaljevanju besedila: »EEP«), z namenom zagotavljanja, da nujna raven varstva podatkov ni ogrožena. Osebne podatke, ki so nastali v eni državi, prenašate čez mejo, ko prenašate, pošiljate, pregledujete, ali dostopate do teh podatkov v drugo ali v drugi državi. Potrebno je zaprositi za posebno dovoljenje lokalnega oddelka za pravne zadeve/pisarne za varstvo podatkov pred prenosom osebnih podatkov čez mejo, da se preveri, ali so izpolnjeni nujni pogoji.

8. Profiliranje in samodejno sklepanje

Obstajajo bistvene omejitve okoliščin, v katerih se lahko sprejemajo samodejni sklepi o posameznikih (kjer se sklep sprejme izključno samodejno, brez kakršnega koli sodelovanja ljudi). Takšen primer je, ko gre za profiliranje (to je samodejna obdelava osebnih podatkov z namenom vrednotenja določenih stvari v zvezi s posamezniki, na primer, ali bi mu lahko bil všeč določeni izdelek).

Ta vrsta odločanja je lahko uporabljena le tam, kjer je to potrebno zaradi realizacije pogodbe, kjer je to dovoljeno z zakonom ali v primeru, ko posameznik poda svoje izrecno soglasje. Ob tem imajo posamezniki/ce pravico do prejema informacij o sprejemanju sklepov, imajo pa tudi določene pravice, o katerih morajo biti obveščeni, vključno s pravico zahtevati človeški poseg ali ugovor zoper sklep, veljajo pa tudi stroge omejitve v zvezi z uporabo podatkov posebne kategorije za to vrsto odločanja.

Ko ste vključeni v dejavnost, ki zajema samodejno sklepanje ali profiliranje, morate postopati v skladu z navodili, ki Vam jih posreduje vodja ali s katero koli politiko/smernico, ki vam jo mi posredujemo. V vsakem primeru se bo vsaka dejavnost profiliranja izvajala le popolnoma skladno z vsakim veljavnim zakonom.

9. Direktni marketing

Obstajajo stroge zahteve glede varstva podatkov v zvezi z direktnim marketingom naših kupcev in morate uskladiti svoje ravnanje z vsemi smernicami, ki so Vam v zvezi s tem na voljo.

10. Hramba evidence

Bistveno je, da lahko pokažemo, da spoštujemo načela obdelave podatkov. Kjer se to zahteva, morate voditi ustrezno evidenco v zvezi z našim ravnanjem z osebnimi podatki v skladu z vsako politiko, ki Vam je posredovana. To konkretno lahko zajema evidenco naše zakonske podlage za obdelavo osebnih podatkov, evidenco podatkov, ki se posredujejo subjektom podatkov ter evidenco naše obdelave osebnih podatkov.

11. Posamezne pravice subjektov, na katere se nanašajo podatki

Podatke je potrebno obdelovati v skladu s pravicami subjektov podatkov. Subjekti podatkov imajo pravico:

a) v primeru, da soglašajo z obdelavo podatkov, kadar koli umakniti soglasje za obdelavo podatkov (to pa mora biti enako enostavno, kot je bila podaja soglasja).
b) prejeti jasne, transparentne in lahko razumljive informacije o tem, kako se njihovi osebni podatki uporabljajo (zato posredujemo obvestilo o zasebnosti podatkov).
c) zahtevati dostop do katerih koli podatkov, ki jih ima o njih kontrolor podatkov.
d) zahtevati spremembo in popravek nepravilnih podatkov.
e) zahtevati izbris podatkov, ki jih ima o njih kontrolor podatkov, ko so izpolnjeni pogoji, predvideni z veljavnim(-i) zakonom(-i).
f) zahtevati omejitev obdelave, ko so izpolnjeni določeni pogoji, predvideni z veljavnim(-i) zakonom(-i).
g) zahtevati posredovanje osebnih podatkov drugemu kontrolorju, ko so izpolnjeni določeni pogoji, predvideni z veljavnim(-i) zakonom(-i).
h) vložiti ugovor zoper obdelavo osebnih podatkov, ko so izpolnjeni določeni pogoji, predvideni z veljavnim(-i) zakonom(-i).
i) ne upoštevati sklepa, ki je utemeljen le v samodejni obdelavi, vključno s profiliranjem, ko to povzroča zakonske ali druge bistvene posledice zanje, razen če so izrecno soglašali s tem ali kjer je to nujno za sklenitev ali realizacijo pogodbe z njimi.
j) vložiti pritožbo Informacijskemu pooblaščencu, v zvezi z našo obdelavo podatkov in pri tem navesti podrobnosti, ki sledijo, čeprav mi spodbujamo subjekta podatkov, naj nas obvesti o vseh skrbeh, ki jih ima, da bi to poskušali skupaj rešiti.

Ko zveste, da subjekt podatkov želi uveljaviti katero koli izmed svojih pravic, se morate obrniti na Pisarno za varstvo osebnih podatkov. Lahko se zgodi, da bo potrebno sprejeti ustrezne ukrepe z namenom identifikacije osebe, ki vlaga zahtevo.

Formalna zahteva za dostop do podatkov s strani subjekta podatkov (vlagatelja zahteve) za informacije, ki jih Samsung Electronics Austria GmbH, podružnica v Ljubljani, ima o njem, se lahko vloži v pisni obliki. Vendar, ni nujno, da so zahteve subjekta za dostop do podatkov formalne ali v pisni obliki (npr. lahko se vložijo preko družbenih medijev ali po telefonu). Vsak član osebja, ki prejme zahtevo mora to zahtevo nemudoma posredovati uslužbencu za varstvo podatkov in/ali timu za pravne zadeve in usklajenost. V primeru dvoma, ali je zahteva vložena, se posvetujte z njimi.

Uslužbenec za varstvo podatkov bo odgovoril na vsako zahtevo v roku 30 dni po prejemu, s posameznimi izjemami. V primeru, da Samsung ne more posredovati zahtevanih osebnih podatkov, bodo razlogi za to dokumentirani v celoti in subjekt podatkov bo o tem obveščen v pisni obliki. Subjektu podatkov bodo prav tako posredovane podrobnosti ustreznega nadzornega organa, pri katerem se lahko vloži pritožba, kot je predvideno z veljavnim zakonom(-i) o varstvu podatkov.

12. Postopek v primeru kršitve varnosti podatkov

Kršitve varnosti podatkov so »kršitve varnosti, ki povzročajo naključno ali namensko uničenje, izgubo, spremembo, nepooblaščeno razkrivanje ali druge obdelave«. Kršitev ne pomeni nujno, da so osebni podatki eksterno razkriti brez ustreznega pooblastila, temveč lahko pomeni, da je nekdo dostopal do njih brez ustreznega dovoljenja.

Mi imamo obveznost obvestiti o posameznih kršitvah varnosti podatkov ustrezni regulatorni organ, v omejenih primerih pa tudi samega subjekta podatkov.

Imperativ je, da o vsaki kršitvi podatkov, za katero veste ali sumite, nemudoma obvestite EHQ tim za varnost, uslužbenca za varstvo podatkov regije SEAD, in/ali tim za pravne zadeve in usklajenost, da bi oni lahko sprejeli potrebne ukrepe in, če je treba, dvigniti to zadevo na višjo raven. Časovni okviri za poročanje regulatornemu organu o kršitvah varnosti podatkov je 72 ur (vključno z vikendi) od trenutka, ko ste zvedeli za kršitev, pomembno pa je, da nemudoma obvestite ustrezne osebe, celo če ste negotovi, ali je prišlo do kršitve ali ne, da bi oni lahko ocenili to ter vse obveznosti, ki lahko nastanejo v zvezi s tem.

13. Pooblastila za dostop do podatkov

Pooblastilo za dostop do osebnih podatkov, ki jih zbira in/ali uporablja Samsung Electronics Austria GmbH, podružnica v Ljubljani, se dodeli le naslednjim osebam:

– Za dostop do osebnih podatkov zaposlenih in kandidatov za zaposlitev, ki so vsebovani v sistemih človeških virov:

• pooblaščenim zakonskim predstavnikom podjetja Samsung Electronics Austria GmbH, podružnice v Ljubljani
• menedžerju za človeške vire (Samsung Electronics Austria GmbH, podružnica v Ljubljani)
• zaposlenim v oddelku za človeške vire (Samsung Electronics Austria GmbH, v Ljubljani), ki imajo delovne obveznosti, ki zajemajo ravnanje z osebnimi podatki osebja in kandidatov za zaposlitev
• neposredno nadrejenim vodjam posameznih zaposlenih (Samsung Electronics Austria GmbH, podružnica v Ljubljani)

– Za osebne podatke, zbrane preko sistema video nadzora:

• pooblaščenim zakonskim predstavnikom podjetja Samsung Electronics Austria GmbH, podružnice v v Ljubljani
• menedžerju za človeške vire (Samsung Electronics Austria GmbH, podružnica v Ljubljani)
• IT serviserjem (Samsung Electronics Austria GmbH, podružnica v Ljubljani), ki imajo delovne obveznosti, ki zajemajo ravnanje z osebnimi podatki, zbranimi preko sistema video nadzora

– Za evidenco prijave/odjave obiskovalcev:

• pooblaščenim zakonskim predstavnikom podjetja Samsung Electronics Austria GmbH, podružnice v Ljubljani
• menedžerju za človeške vire (Samsung Electronics Austria GmbH, podružnica v Ljubljani)
• zaposlenim v info desku (Samsung Electronics Austria GmbH, podružnica v Ljubljani), ki imajo delovne obveznosti, ki zajemajo ravnanje z evidenco prijav in odjav obiskovalcev

– Za osebne podatke kupcev, zbrane preko spletnih strani, ki so ustanovljene za specifične marketinške namene:

• pooblaščenim zakonskim predstavnikom podjetja Samsung Electronics Austria GmbH, podružnice v Ljubljani
• menedžerjem za marketing, ki imajo delovne obveznosti, ki zajemajo ravnanje z osebnimi podatki, ki se zbirajo za specifične marketinške namene

– Za osebne podatke kupcev, vsebovane v GCIC sistemu:

• pooblaščenim zakonskim predstavnikom podjetja Samsung Electronics Austria GmbH, podružnice v Ljubljani
• menedžerju Servisne skupine (Samsung Electronics Austria GmbH, podružnica v Ljubljani)
• zaposlenim Servisne skupine (Samsung Electronics Austria GmbH, podružnica v Ljubljani), ki imajo delovne obveznosti, ki zajemajo ravnanje z osebnimi podatki, vsebovanimi v GCIC sistemu

14. Koristni podatki za kontakt

Na Službo za varstvo podatkov se lahko obrnete na:

Samsung Electronics Austria GmbH,
podružnica v Ljubljani
Letališka cesta 29 a, 1000 Ljubljana, Slovenija

Elektronska pošta: Prosimo, da se obrnete na nas s pošiljanjem sporočila na naslov elektronske pošte dataprotection.sead@samsung.com